Regulamin serwisu Harmonik

Wersja: 2026-09-17

Osoby, które zakładają konto od dnia publikacji tej wersji, Regulamin obowiązuje od zawarcia Umowy. Użytkowników, którzy mieli konto wcześniej, obowiązuje od chwili, w której zaakceptują go przy pierwszym logowaniu po publikacji (§ 24).

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady korzystania z Harmonika - serwisu harmonik.pl, aplikacji w przeglądarce i aplikacji mobilnej - oraz warunki świadczenia usług drogą elektroniczną. Jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

2. Regulamin jest dostępny bezpłatnie pod adresem harmonik.pl/regulamin, w formie, która pozwala go pobrać, zapisać i wydrukować. Użytkownik zapoznaje się z nim przed zawarciem Umowy.

3. Integralną częścią Regulaminu są: załącznik nr 1 - Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz załącznik nr 2 - wzór formularza odstąpienia od umowy, zamieszczony na końcu Regulaminu.

4. Zasady przetwarzania danych osobowych opisuje Polityka prywatności, a pliki cookies - Polityka cookies.

§ 2. Usługodawca i kontakt

1. Usługodawcą jest Jarosław Kawka, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą CLAVADO Jarosław Kawka, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, ul. Wichrowe Wzgórza 20/2, 72-001 Siadło Dolne, NIP 8571922205, REGON 366216469.

2. Kontakt z Usługodawcą: e-mail [email protected] albo list na adres z ust. 1. Na wiadomości odpowiadamy w dni robocze.

§ 3. Definicje

Pojęcia pisane w Regulaminie wielką literą oznaczają:

• Usługodawca - CLAVADO Jarosław Kawka (§ 2).
• Serwis - serwis internetowy harmonik.pl wraz z aplikacją dostępną w przeglądarce.
• Aplikacja - aplikacja mobilna Harmonik na urządzenia z systemem iOS i Android.
• Usługa - usługi świadczone przez Usługodawcę drogą elektroniczną w Serwisie i Aplikacji, opisane w § 5.
• Użytkownik - każda osoba korzystająca z Serwisu lub Aplikacji, w tym Właściciel konta i Pracownik z Kontem pracownika.
• Firma - przedsiębiorca, inny podmiot albo osoba fizyczna, która zawarła Umowę i ma Konto firmy.
• Właściciel konta - osoba fizyczna, która założyła Konto firmy we własnym imieniu albo w imieniu Firmy i nim zarządza.
• Konto firmy - konto w Serwisie, w którym Firma prowadzi Grafik, kartotekę Pracowników i pozostałe dane.
• Pracownik - osoba, której dane Firma wprowadza do Konta firmy, niezależnie od podstawy współpracy z Firmą.
• Konto pracownika - konto, z którego Pracownik zaproszony przez Firmę korzysta z danych udostępnionych mu przez Firmę.
• Grafik - plan zmian pracy prowadzony w Koncie firmy.
• Link do grafiku - adres internetowy, który bez logowania pokazuje Grafik wybranego Pracownika.
• Auto-grafik - funkcja, która przygotowuje propozycję Grafiku.
• Rozliczenia - funkcja Planu Premium do wyliczania godzin i wynagrodzeń na podstawie Grafiku, stawek i korekt.
• Dyspozycyjność - funkcja Planu Premium, w której Pracownicy zgłaszają terminy, w których nie mogą pracować.
• Plan Darmowy i Plan Premium - plany korzystania z Usługi opisane w § 15.
• Okres próbny - bezpłatny, 7-dniowy dostęp do Planu Premium.
• Subskrypcja - odpłatny dostęp do Planu Premium, odnawiany automatycznie na kolejne okresy rozliczeniowe.
• Operator płatności - Stripe Payments Europe, Limited z siedzibą w Dublinie (Irlandia), podmiot obsługujący płatności, Subskrypcje i faktury.
• Panel płatności - panel Operatora płatności do zarządzania Subskrypcją, metodą płatności i fakturami, otwierany z „Moje konto”.
• Umowa - umowa o świadczenie Usługi zawarta na warunkach Regulaminu z Firmą albo z Pracownikiem.
• Umowa powierzenia - umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowiąca załącznik nr 1.
• Konsument - osoba fizyczna zawierająca z Usługodawcą umowę niezwiązaną bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową (art. 22(1) Kodeksu cywilnego).
• Przedsiębiorca na prawach konsumenta - osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści umowy wynika, że nie ma ona dla niej charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu działalności udostępnionego w CEIDG.

§ 4. Dla kogo jest Harmonik

1. Harmonik służy do planowania pracy zespołów. Konto firmy może założyć przedsiębiorca, inny podmiot organizujący pracę innych osób, a także osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej (Konsument).

2. Konto firmy może założyć osoba pełnoletnia, która ma pełną zdolność do czynności prawnych. Osoba zakładająca Konto firmy w imieniu innego podmiotu oświadcza, że jest uprawniona do działania w jego imieniu.

3. Postanowienia Regulaminu dotyczące Konsumentów stosuje się także do Przedsiębiorców na prawach konsumenta - w zakresie, w jakim przewidują to ustawy, w szczególności przepisy o niedozwolonych postanowieniach umownych (art. 385(5) Kodeksu cywilnego), o prawie odstąpienia od umowy (art. 38a ustawy o prawach konsumenta) i o usługach cyfrowych (art. 7aa ustawy o prawach konsumenta).

4. Pracownik korzysta z Konta pracownika bezpłatnie. Pracownik niepełnoletni korzysta z Konta pracownika za zgodą przedstawiciela ustawowego. Usługa nie jest kierowana do dzieci poniżej 16 lat.

5. Żadne postanowienie Regulaminu nie wyłącza ani nie ogranicza praw, które Konsumentom przyznają bezwzględnie obowiązujące przepisy. W razie sprzeczności pierwszeństwo mają te przepisy.

§ 5. Rodzaje i zakres usług

1. Usługodawca świadczy nieodpłatnie, w Planie Darmowym:

• prowadzenie Konta firmy,
• prowadzenie kartoteki Pracowników ze stanowiskami i kolorami,
• tworzenie i edycję Grafiku w widoku tygodnia i miesiąca, dodawanie i przenoszenie zmian, kopiowanie okresu,
• Auto-grafik,
• udostępnianie Grafiku Pracownika Linkiem do grafiku, z hasłem lub bez,
• raporty godzin i eksport Grafiku do PDF,
• dostęp do Konta firmy przez Aplikację.

2. W Planie Premium Usługodawca świadczy dodatkowo, za opłatą:

• korzystanie z Usługi bez limitu aktywnych Pracowników,
• Rozliczenia: wyliczanie wypłat z Grafiku i stawek, historię stawek godzinowych, premie, zaliczki i potrącenia, rozliczenie w PDF,
• Konta pracowników (§ 9),
• Dyspozycyjność: zgłoszenia Pracowników i uwzględnianie ich przez Auto-grafik.

3. Usługodawca świadczy ponadto nieodpłatnie:

• wysyłkę wiadomości e-mail związanych z kontem, np. potwierdzenia adresu, resetu hasła i zaproszeń,
• powiadomienia push w Aplikacji i ogłoszenia o działaniu Usługi,
• formularz zgłoszeń błędów i pomysłów,
• Konta pracowników dla Pracowników zaproszonych przez Firmę - Pracownik nie ponosi opłat.

4. Funkcje oznaczone w Serwisie jako „Wkrótce” nie są częścią Usługi do dnia ich udostępnienia.

5. Usługodawca rozwija Usługę i może zmieniać jej funkcje z uzasadnionych przyczyn: aby poprawić działanie lub bezpieczeństwo Usługi, dostosować ją do zmian technologicznych, zmian u dostawców albo do zmian prawa, a także aby wprowadzić nowe funkcje. Zmiana nie wiąże się z kosztami dla Użytkownika. O zmianie informujemy w Serwisie lub e-mailem.

6. Jeśli zmiana, o której mowa w ust. 5, istotnie i negatywnie wpływa na dostęp Konsumenta do Usługi lub korzystanie z niej, Usługodawca informuje go e-mailem z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem o właściwościach i terminie zmiany oraz o prawie wypowiedzenia Umowy. Konsument może wtedy wypowiedzieć Umowę bez zachowania terminu wypowiedzenia w ciągu 30 dni od dokonania zmiany albo od poinformowania o niej, jeśli nastąpiło później, i otrzymuje zwrot opłaty za niewykorzystany okres Planu Premium. Zmiana, która istotnie ogranicza funkcje Planu Premium w opłaconym okresie, wymaga wobec wszystkich Firm trybu z § 24.

7. Usługodawca dostarcza narzędzie. Nie jest stroną stosunków między Firmą a Pracownikami i nie świadczy usług kadrowo-płacowych, księgowych ani doradztwa prawnego.

§ 6. Wymagania techniczne i zagrożenia

1. Do korzystania z Serwisu potrzebne są:

• urządzenie z dostępem do internetu,
• aktualna wersja przeglądarki Chrome, Firefox, Safari albo Edge, z włączoną obsługą JavaScript i plików cookies niezbędnych,
• aktywny adres e-mail,
• do otwarcia plików PDF - program do ich odczytu.

2. Do korzystania z Aplikacji potrzebne jest urządzenie z systemem iOS w wersji 15.0 lub nowszej albo Android w wersji 7.0 lub nowszej oraz dostęp do internetu. Część danych jest dostępna w Aplikacji bez połączenia z siecią.

3. Do zakupu Planu Premium potrzebna jest metoda płatności obsługiwana przez Operatora płatności - karta płatnicza albo inna metoda widoczna w formularzu płatności.

4. Usługa współpracuje ze sprzętem i oprogramowaniem wskazanym w ust. 1 i 2. Nie wymaga instalowania innego oprogramowania.

5. Korzystanie z usług przez internet wiąże się z typowymi zagrożeniami, m.in. przejęciem hasła, wiadomościami podszywającymi się pod Usługodawcę (phishing), złośliwym oprogramowaniem i dostępem osób trzecich do niezabezpieczonego urządzenia. Użytkownik powinien stosować silne i unikalne hasło, nie udostępniać danych logowania, zabezpieczać urządzenie blokadą ekranu i aktualizować oprogramowanie. Usługodawca nigdy nie prosi o podanie hasła e-mailem.

§ 7. Zawarcie Umowy i rejestracja

1. Konto firmy można założyć:

• podając imię, adres e-mail i hasło, albo
• logując się przez konto Google lub Apple.

2. Przy rejestracji adresem e-mail Użytkownik zaznacza wymagane pole akceptacji Regulaminu i potwierdza, że zapoznał się z Polityką prywatności. Następnie potwierdza adres e-mail, klikając link z wiadomości wysłanej przez Usługodawcę.

3. Przy logowaniu przez Google lub Apple Serwis i Aplikacja wyświetlają przy przycisku informację, że kontynuowanie oznacza akceptację Regulaminu, wraz z odnośnikami do Regulaminu i Polityki prywatności. Adres e-mail przekazany przez Google lub Apple uważa się za potwierdzony.

4. Umowa zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia adresu e-mail, a przy logowaniu przez Google lub Apple - z chwilą pierwszego zalogowania. Umowa jest zawierana na czas nieoznaczony. Nowe Konto firmy działa w Planie Darmowym.

5. Umowa z Pracownikiem zostaje zawarta z chwilą przyjęcia zaproszenia (§ 9).

6. Jeden adres e-mail może służyć albo do Konta firmy, albo do Konta pracownika. Jedno Konto firmy obejmuje jedną Firmę.

7. Usługodawca prowadzi rejestr wersji Regulaminu i Polityki prywatności wraz z ich treścią oraz zapisuje, którą wersję i kiedy zaakceptował każdy Użytkownik. Wcześniejsze akceptacje pozostają w rejestrze także po przyjęciu nowej wersji. Poprzednie wersje Regulaminu Usługodawca udostępnia na prośbę wysłaną na [email protected].

8. Umowa jest zawierana w języku polskim. Treść Umowy stanowi Regulamin w wersji zaakceptowanej przez Użytkownika - Usługodawca utrwala ją i udostępnia pod adresem harmonik.pl/regulamin.

§ 8. Konto firmy

1. Właściciel konta podaje prawdziwe dane i aktualizuje je w „Moje konto”.

2. Właściciel konta dba o poufność hasła i nie udostępnia danych logowania. Firma odpowiada za działania osób, którym umożliwiła korzystanie z Konta firmy.

3. O podejrzeniu nieuprawnionego dostępu do Konta firmy należy niezwłocznie zawiadomić Usługodawcę na [email protected].

4. Usługodawca może poprosić o potwierdzenie uprawnień do Konta firmy, jeśli ma uzasadnione wątpliwości, np. przy zgłoszeniu usunięcia konta bez możliwości zalogowania.

§ 9. Konta pracowników

1. Firma, która ma dostęp do Planu Premium (także w Okresie próbnym), może zaprosić Pracownika do Konta pracownika, podając jego adres e-mail. Firma zaprasza Pracownika wyłącznie za jego wiedzą.

2. Po wysłaniu zaproszenia Usługodawca tworzy konto logowania powiązane z kartoteką Pracownika i wysyła Pracownikowi e-mail z linkiem. Dostęp do danych Pracownik uzyskuje po przyjęciu zaproszenia - ustawieniu hasła i akceptacji Regulaminu.

3. Pracownik z Kontem pracownika widzi swój Grafik, swoje godziny i może zgłaszać niedyspozycyjność. Jeśli Firma na to pozwoli, widzi też:

• Grafik całej Firmy - imiona, nazwiska i zmiany innych Pracowników, bez ich notatek,
• wyliczenia swoich zarobków.

4. O zakresie widoczności decyduje Firma i może go zmienić w każdej chwili.

5. Dostęp Pracownika do danych Firmy wygasa, gdy:

• Firma traci dostęp do Planu Premium - po zakończeniu Okresu próbnego, anulowaniu Subskrypcji albo nieudanej płatności; Konto pracownika i jego powiązanie z kartoteką pozostają, a dostęp wraca po wznowieniu Planu Premium,
• Firma oznaczy Pracownika jako nieaktywnego,
• Firma cofnie dostęp,
• Firma usunie Pracownika z kartoteki albo usunie Konto firmy.

6. Firma może w każdej chwili cofnąć Pracownikowi dostęp. Kartoteka Pracownika i historia jego zmian zostają w Koncie firmy. Jeśli Pracownik nigdy się nie zalogował, Usługodawca usuwa jego konto logowania. Konto logowania Pracownika, który już z niego korzystał, należy do niego i pozostaje - Pracownik może je w każdej chwili usunąć sam (§ 22 ust. 3). Usunięcie Konta firmy usuwa także konta logowania wszystkich jej Pracowników.

7. Pracownik:

• nie udostępnia danych logowania innym osobom,
• korzysta z Konta pracownika tylko w związku ze współpracą z Firmą,
• zachowuje w poufności dane innych Pracowników, które widzi w Grafiku Firmy,
• nie wpisuje w powodzie niedyspozycyjności danych o zdrowiu ani innych danych szczególnych kategorii (§ 11),
• niezwłocznie zawiadamia Usługodawcę o nieuprawnionym dostępie do konta.

8. Sprawy wynikające ze współpracy Pracownika z Firmą, w tym treść Grafiku, zatwierdzanie zgłoszeń i wynagrodzenie, Pracownik wyjaśnia z Firmą. Usługodawca nie jest stroną tych relacji.

§ 10. Obowiązki Firmy wobec danych Pracowników

1. Firma jest administratorem danych Pracowników, które wprowadza do Konta firmy. Usługodawca przetwarza je w imieniu Firmy na podstawie Umowy powierzenia.

2. Firma:

• ma podstawę prawną do przetwarzania danych Pracowników i do powierzenia ich Usługodawcy,
• informuje Pracowników o przetwarzaniu ich danych, w tym o korzystaniu z Harmonika i o roli Usługodawcy,
• zaprasza Pracowników do Kont pracowników wyłącznie za ich wiedzą,
• wprowadza tylko dane potrzebne do planowania pracy i rozliczeń oraz dba o ich prawidłowość,
• upoważnia do korzystania z Konta firmy wyłącznie osoby uprawnione do przetwarzania tych danych,
• realizuje wnioski Pracowników dotyczące ich danych.

3. Szczegółowe obowiązki stron określa Umowa powierzenia.

4. Jeśli Firma jest osobą fizyczną, która korzysta z Usługi wyłącznie w celach osobistych lub domowych, przepisów o ochronie danych osobowych nie stosuje się do niej jako administratora, a Umowa powierzenia wiąże strony w zakresie, w jakim przepisy te mają zastosowanie.

§ 11. Treści Użytkowników i zakazane działania

1. Firma zachowuje prawa do danych i treści, które wprowadza do Usługi. Udziela Usługodawcy prawa do ich przechowywania, kopiowania, wyświetlania, przetwarzania i przesyłania w zakresie potrzebnym do świadczenia Usługi, na czas trwania Umowy i czas usunięcia danych po jej zakończeniu.

2. Użytkownik nie może dostarczać treści o charakterze bezprawnym, w szczególności treści naruszających dobra osobiste, prawa autorskie lub inne prawa osób trzecich, obraźliwych, dyskryminujących, nawołujących do przemocy albo niechcianych informacji handlowych.

3. W polach tekstowych - powodzie niedyspozycyjności, notatce do zmiany, opisie korekty, stanowisku i zgłoszeniach - nie wolno wpisywać szczególnych kategorii danych osobowych (art. 9 RODO), w tym informacji o zdrowiu, chorobie, wizycie lekarskiej lub zwolnieniu lekarskim, ani danych o wyrokach skazujących i naruszeniach prawa (art. 10 RODO). Wystarczy ogólne określenie, np. „sprawy osobiste”.

4. Zakazane jest:

• naruszanie lub obchodzenie zabezpieczeń Usługi, w tym testy bezpieczeństwa bez zgody Usługodawcy,
• uzyskiwanie dostępu do danych innych Użytkowników,
• automatyczne pobieranie danych z Serwisu i automatyczne zakładanie kont,
• przeciążanie Usługi i działania zakłócające jej pracę,
• obchodzenie limitów Planu Darmowego, np. przez zakładanie wielu Kont firmy dla tej samej Firmy,
• korzystanie z Usługi w sposób sprzeczny z prawem, Regulaminem lub dobrymi obyczajami.

§ 12. Zgłaszanie treści bezprawnych i punkt kontaktowy

1. Usługodawca przechowuje treści wprowadzane przez Użytkowników, czyli świadczy usługę hostingu w rozumieniu rozporządzenia (UE) 2022/2065 (akt o usługach cyfrowych). Każdy może zgłosić treść bezprawną przechowywaną w Usłudze, pisząc na [email protected]. Zgłoszenie powinno zawierać:

• wyjaśnienie, dlaczego treść jest bezprawna,
• dokładne wskazanie treści, np. adres Linku do grafiku,
• imię i nazwisko oraz adres e-mail zgłaszającego, z wyjątkiem zgłoszeń dotyczących przestępstw wobec dzieci,
• oświadczenie, że zgłoszenie jest składane w dobrej wierze, a informacje są prawdziwe i kompletne.

2. Usługodawca potwierdza otrzymanie zgłoszenia, rozpatruje je terminowo, starannie i obiektywnie oraz informuje zgłaszającego o decyzji i o możliwości jej zakwestionowania.

3. Jeśli Usługodawca usunie treść, ograniczy do niej dostęp albo zablokuje konto, przekazuje Użytkownikowi uzasadnienie: jaką decyzję podjął, na jakiej podstawie i jak można się od niej odwołać. Użytkownik może zakwestionować decyzję w trybie reklamacji (§ 21), a także przed sądem.

4. Usługodawca nie monitoruje treści w sposób ogólny i nie stosuje zautomatyzowanych narzędzi moderacji treści. Decyzje w sprawie treści podejmuje człowiek.

5. Punktem kontaktowym dla organów państw członkowskich UE, Komisji Europejskiej, Europejskiej Rady ds. Usług Cyfrowych i Użytkowników jest adres [email protected]. Kontakt jest możliwy w języku polskim i angielskim.

§ 13. Rozliczenia, Auto-grafik i raporty mają charakter pomocniczy

1. Rozliczenia, raporty godzin i pliki PDF są wyliczeniami pomocniczymi, opartymi wyłącznie na danych wprowadzonych przez Firmę: Grafiku, stawkach i korektach.

2. Rozliczenia nie zastępują:

• listy płac,
• rozliczeń podatkowych i składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,
• dokumentacji pracowniczej ani ewidencji czasu pracy wymaganej przepisami.

3. Firma sprawdza wyliczenia przed ich wykorzystaniem, np. przed wypłatą wynagrodzenia.

4. Auto-grafik tworzy wyłącznie propozycję Grafiku. Decyzję o Grafiku podejmuje Firma, która może propozycję zmienić lub odrzucić.

5. Za zgodność Grafiku z przepisami o czasie pracy - m.in. o normach i wymiarze czasu pracy, odpoczynku dobowym i tygodniowym, pracy w nocy i okresach rozliczeniowych - oraz za terminowe przekazanie Grafiku Pracownikom odpowiada Firma. Serwis może wyświetlać ostrzeżenia, np. o kolizji zmiany ze zgłoszoną niedyspozycyjnością, ale nie sprawdza zgodności Grafiku z prawem.

§ 14. Link do grafiku

1. Firma może wygenerować Link do grafiku wybranego Pracownika. Może ustawić hasło i datę ważności linku.

2. Każdy, kto zna Link do grafiku i ewentualne hasło, zobaczy imię i nazwisko Pracownika oraz jego zmiany - daty i godziny.

3. Firma decyduje, komu przekazuje Link do grafiku, i odpowiada za to. Firma powinna przekazywać link wyłącznie Pracownikowi, którego dotyczy, stosować hasło lub datę ważności i usuwać link, gdy przestaje być potrzebny, np. po zakończeniu współpracy.

4. W Planie Darmowym Link do grafiku Pracownika zablokowanego ponad limit (§ 15 ust. 4) przestaje działać do czasu przejścia na Plan Premium albo zmniejszenia liczby aktywnych Pracowników.

5. Usługodawca nie odpowiada za skutki przekazania Linku do grafiku lub hasła osobom nieuprawnionym przez Firmę lub Pracownika.

§ 15. Plany i płatności

1. Harmonik jest dostępny w dwóch planach: Darmowym i Premium. Aktualny zakres i ceny planów przedstawia strona harmonik.pl/cennik.

2. Plan Darmowy jest bezpłatny i obejmuje funkcje z § 5 ust. 1 dla maksymalnie 5 aktywnych Pracowników. Pracownicy nieaktywni nie wliczają się do limitu.

3. Pracownicy dodani do Konta firmy przed wprowadzeniem limitu Planu Darmowego zachowują pełny dostęp do jego funkcji niezależnie od limitu. Konto firmy, w którym liczba aktywnych Pracowników wynosi 5 lub więcej, nie może w Planie Darmowym dodawać ani aktywować kolejnych Pracowników.

4. Pracownicy dodani ponad limit (np. w Okresie próbnym albo w Planie Premium) po powrocie do Planu Darmowego pozostają w Koncie firmy, ale planowanie ich Grafiku jest niedostępne, a ich Linki do grafiku przestają działać - do czasu wykupienia Planu Premium lub zmniejszenia liczby aktywnych Pracowników. Blokada obejmuje Pracowników dodanych najpóźniej. Dane zablokowanych Pracowników nie są usuwane.

5. Plan Premium obejmuje funkcje z § 5 ust. 2. Jedna opłata obejmuje całą Firmę, niezależnie od liczby Pracowników.

6. Plan Premium kosztuje 29 zł netto (35,67 zł brutto) miesięcznie albo 290 zł netto (356,70 zł brutto) rocznie. Ceny brutto zawierają podatek VAT w stawce 23%. Opłata jest pobierana z góry za cały okres rozliczeniowy za pośrednictwem Operatora płatności. Łączną kwotę do zapłaty, z podatkiem, formularz płatności pokazuje przed zapłatą.

7. Gwarancja ceny: Subskrypcja kupiona do 31 grudnia 2026 r. zachowuje cenę 29 zł netto (35,67 zł brutto) miesięcznie albo 290 zł netto (356,70 zł brutto) rocznie przez cały czas trwania, przy każdym kolejnym odnowieniu. Zmiana cen z ust. 15 jej nie dotyczy. Gwarancja nie przechodzi na nową Subskrypcję kupioną po anulowaniu lub wygaśnięciu poprzedniej.

8. Kody rabatowe: w formularzu płatności można wpisać kod rabatowy udostępniony przez Usługodawcę. Warunki kodu - wysokość rabatu, okres obowiązywania i liczbę użyć - Usługodawca podaje przy jego udostępnieniu.

9. Okres próbny: każda Firma może jednorazowo skorzystać z bezpłatnego, 7-dniowego Okresu próbnego. Okres próbny nie wymaga podania danych karty i nie przechodzi automatycznie w płatną Subskrypcję. Po jego zakończeniu funkcje Premium przestają być dostępne, a Konto firmy działa w Planie Darmowym. Zakup Subskrypcji w trakcie Okresu próbnego kończy Okres próbny - opłacony okres rozliczeniowy biegnie od dnia zakupu.

10. Zakup: Plan Premium kupuje się wyłącznie w Serwisie, w przeglądarce. Firma wybiera okres rozliczeniowy, podaje w formularzu Operatora płatności dane do rachunku lub faktury (imię i nazwisko albo nazwę, adres, a przedsiębiorca także NIP) i dokonuje płatności. Umowa o Plan Premium zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia płatności przez Operatora płatności, na czas nieoznaczony, z rozliczeniem w okresach miesięcznych albo rocznych.

11. Odnowienie i anulowanie: Subskrypcja odnawia się automatycznie na kolejny okres rozliczeniowy, a opłata jest pobierana zapisaną metodą płatności. Firma może anulować Subskrypcję w każdej chwili w Panelu płatności, bez podawania przyczyny. Dostęp do Planu Premium trwa do końca opłaconego okresu, a dane pozostają w Koncie firmy.

12. Zmiana okresu rozliczeniowego: aby przejść z planu miesięcznego na roczny albo odwrotnie, Firma anuluje Subskrypcję i po zakończeniu opłaconego okresu kupuje nową, albo kontaktuje się z Usługodawcą.

13. Nieudana płatność: jeśli Operator płatności nie pobierze opłaty za kolejny okres rozliczeniowy, dostęp do Planu Premium wygasa od chwili nieudanej płatności do czasu jej uregulowania. W tym czasie Konto firmy działa jak w Planie Darmowym, w tym z limitem z ust. 2-4 i bez dostępu Pracowników do Kont pracowników (§ 9 ust. 5). Usługodawca informuje o nieudanej płatności powiadomieniem w Aplikacji, a status płatności jest widoczny w „Moje konto”, w zakładce „Płatności”. Operator płatności ponawia próby pobrania opłaty według swojego harmonogramu; jeśli żadna się nie powiedzie, Subskrypcja zostaje anulowana. Uregulowanie płatności przywraca dostęp.

14. Faktury: Firma akceptuje wystawianie i udostępnianie faktur w formie elektronicznej. Faktury są wystawiane na dane podane w formularzu płatności, zgodnie z obowiązującymi przepisami - w tym, gdy mają zastosowanie, z przepisami o Krajowym Systemie e-Faktur - i są dostępne w Panelu płatności.

15. Zmiana cen: Usługodawca może zmienić ceny Planu Premium. Nowe ceny dla nowych Subskrypcji obowiązują od ich opublikowania w cenniku. O zmianie ceny trwającej Subskrypcji Usługodawca informuje e-mailem co najmniej 30 dni wcześniej. Nowa cena obowiązuje od pierwszego okresu rozliczeniowego, który rozpocznie się po tym terminie. Firma, która nie akceptuje nowej ceny, może wcześniej anulować Subskrypcję. Zmiana nie dotyczy Subskrypcji objętych gwarancją ceny z ust. 7.

16. Zwroty: opłaty za rozpoczęty okres rozliczeniowy nie podlegają zwrotowi przy anulowaniu Subskrypcji ani przy usunięciu Konta firmy. Nie dotyczy to odstąpienia od umowy (§ 16), uwzględnionej reklamacji i uprawnień z tytułu niezgodności Usługi z umową (§ 21), wypowiedzenia z § 5 ust. 6 i § 24 ust. 3 oraz rozwiązania Umowy przez Usługodawcę z przyczyn, za które Firma nie odpowiada (§ 22 ust. 4).

17. Usunięcie Konta firmy automatycznie anuluje Subskrypcję - kolejne opłaty nie są pobierane.

§ 16. Prawo odstąpienia od umowy

1. Konsument i Przedsiębiorca na prawach konsumenta może odstąpić od umowy o Plan Premium bez podania przyczyny w terminie 14 dni od jej zawarcia, czyli od potwierdzenia pierwszej płatności.

2. Aby odstąpić od umowy, wystarczy przed upływem terminu wysłać jednoznaczne oświadczenie na [email protected] albo listem na adres z § 2. Można skorzystać ze wzoru formularza odstąpienia (załącznik nr 2), ale nie jest to obowiązkowe. Usługodawca potwierdza otrzymanie oświadczenia e-mailem.

3. W razie odstąpienia Usługodawca zwraca całą otrzymaną opłatę - także wtedy, gdy Firma korzystała już z Planu Premium. Zwrot następuje niezwłocznie, nie później niż w ciągu 14 dni od otrzymania oświadczenia, tą samą metodą płatności, chyba że Firma wyraźnie zgodzi się na inną. Zwrot nie wiąże się z żadnymi kosztami dla Firmy.

4. Po odstąpieniu Plan Premium wygasa, Konto firmy działa w Planie Darmowym, a dane pozostają w Koncie firmy.

5. Prawo odstąpienia nie dotyczy kolejnych, automatycznie odnawianych okresów rozliczeniowych tej samej Subskrypcji. Z Subskrypcji można wtedy zrezygnować przez jej anulowanie (§ 15 ust. 11).

6. Okres próbny, Plan Darmowy i Konto pracownika są bezpłatne. Można z nich zrezygnować w każdej chwili, bez podawania przyczyny i bez kosztów, usuwając konto (§ 22) - także w ciągu 14 dni od zawarcia Umowy.

§ 17. Zgoda marketingowa

1. Użytkownik może wyrazić zgodę na otrzymywanie od Usługodawcy informacji handlowych o nowościach i ofertach Harmonika e-mailem i powiadomieniami push w Aplikacji.

2. Zgoda jest dobrowolna. Jej brak nie wpływa na zawarcie Umowy ani na korzystanie z Usługi.

3. Zgodę można wycofać w każdej chwili - przełącznikiem w „Moje konto” w Serwisie i w Aplikacji albo linkiem do wypisania się w wiadomości.

4. Wiadomości o działaniu Usługi, m.in. o koncie, płatnościach, bezpieczeństwie i zmianach Regulaminu, nie są informacjami handlowymi i nie wymagają tej zgody.

5. Szczegóły opisuje Polityka prywatności.

§ 18. Aplikacja mobilna i sklepy

1. Aplikację można bezpłatnie pobrać z App Store i Google Play. Korzystanie z Aplikacji wymaga Konta firmy albo Konta pracownika.

2. Usługodawca udziela Użytkownikowi niewyłącznej, nieprzenoszalnej i bezpłatnej licencji na korzystanie z Aplikacji na jego urządzeniach, na czas trwania Umowy i zgodnie z Regulaminem.

3. Pobranie Aplikacji podlega także warunkom sklepu. Apple i Google nie są stronami Umowy i nie odpowiadają za Aplikację ani za jej wsparcie.

4. W Aplikacji nie ma płatności. Plan Premium kupuje się wyłącznie w Serwisie, w przeglądarce (§ 15 ust. 10).

5. Powiadomienia push wymagają zgody w ustawieniach urządzenia. Można je w każdej chwili wyłączyć.

6. Aplikacja przechowuje część danych w pamięci urządzenia, aby działać bez dostępu do sieci. Użytkownik zabezpiecza urządzenie przed dostępem osób nieuprawnionych.

7. Usługodawca udostępnia aktualizacje Aplikacji, w tym aktualizacje bezpieczeństwa, w sklepach i informuje o nich w Aplikacji. Usługodawca może wymagać aktualizacji do nowej wersji. Bez aktualizacji korzystanie z Aplikacji może być niemożliwe - Usługa pozostaje wtedy dostępna w przeglądarce. Usługodawca nie odpowiada za niezgodność Usługi z umową wynikającą wyłącznie z braku aktualizacji, o której Użytkownik został poinformowany i której nie zainstalował w rozsądnym czasie.

§ 19. Dostępność, przerwy techniczne i kopie zapasowe

1. Usługodawca dokłada starań, by Usługa działała bez przerw, ale nie gwarantuje określonego poziomu dostępności.

2. Usługodawca może wprowadzać przerwy techniczne potrzebne do konserwacji, aktualizacji i zapewnienia bezpieczeństwa. Planowane przerwy przeprowadza w miarę możliwości w godzinach najmniejszego ruchu, a o dłuższych informuje z wyprzedzeniem w Serwisie.

3. Awarie i przerwy nieplanowane Usługodawca usuwa niezwłocznie.

4. Usługodawca wykonuje kopie zapasowe danych wyłącznie w celu odtworzenia Usługi po awarii i przechowuje je do 30 dni. Kopie nie służą do przywracania danych usuniętych przez Użytkownika.

5. Firma może na bieżąco pobierać Grafik i rozliczenia w PDF.

§ 20. Odpowiedzialność

1. Usługodawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy na zasadach ogólnych, z zastrzeżeniem ust. 2-4.

2. Usługodawca nie odpowiada za:

• dane i treści wprowadzone przez Firmę, Pracowników i innych Użytkowników,
• decyzje Firmy podjęte na podstawie Rozliczeń, raportów i Auto-grafiku oraz zgodność Grafiku z przepisami o czasie pracy (§ 13),
• skutki przekazania Linku do grafiku, hasła lub danych logowania osobom nieuprawnionym przez Firmę lub Użytkownika,
• przerwy i utrudnienia wynikające z siły wyższej albo z przyczyn leżących po stronie operatorów sieci, sklepów z aplikacjami lub urządzeń Użytkownika.

3. Wobec Firm, które nie są Konsumentami ani Przedsiębiorcami na prawach konsumenta:

• Usługodawca odpowiada wyłącznie za rzeczywistą szkodę, bez utraconych korzyści,
• łączna odpowiedzialność Usługodawcy jest ograniczona do kwoty opłat za Plan Premium uiszczonych przez Firmę w ciągu 12 miesięcy przed zdarzeniem wywołującym szkodę, a wobec Firm korzystających wyłącznie z Planu Darmowego - do kwoty 500 zł,
• ograniczenia z ust. 2 i 3 nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie.

4. Ust. 2 i 3 nie ograniczają odpowiedzialności Usługodawcy wobec Konsumentów i Przedsiębiorców na prawach konsumenta - odpowiada on wobec nich na zasadach wynikających z przepisów, w tym za niezgodność Usługi z umową.

5. Firma, która nie jest Konsumentem, odpowiada wobec Usługodawcy za naruszenie Regulaminu, Umowy powierzenia i przepisów o ochronie danych osobowych, w tym za brak podstawy prawnej do przetwarzania danych Pracowników i wprowadzenie danych szczególnych kategorii. Zwalnia Usługodawcę z odpowiedzialności wobec osób trzecich, w tym Pracowników, za roszczenia wynikające z takich naruszeń.

§ 21. Reklamacje i niezgodność Usługi z umową

1. Reklamację dotyczącą Usługi można złożyć e-mailem na [email protected] albo listem na adres z § 2.

2. W reklamacji warto podać:

• adres e-mail konta i nazwę Firmy,
• opis problemu i datę jego wystąpienia,
• oczekiwany sposób rozpatrzenia.

3. Jeśli reklamacja nie zawiera informacji potrzebnych do jej rozpatrzenia, Usługodawca poprosi o ich uzupełnienie.

4. Usługodawca odpowiada na reklamację w ciągu 14 dni od jej otrzymania, na adres e-mail, z którego ją wysłano, albo w inny sposób wskazany przez składającego. Jeśli Usługodawca nie odpowie w tym terminie na reklamację Konsumenta lub Przedsiębiorcy na prawach konsumenta, uważa się, że ją uznał.

5. Usługodawca odpowiada wobec Konsumenta i Przedsiębiorcy na prawach konsumenta za zgodność Usługi z umową przez cały czas jej świadczenia, na zasadach rozdziału 5b ustawy o prawach konsumenta. Jeśli Usługa jest niezgodna z umową, można żądać doprowadzenia jej do zgodności, a w przypadkach wskazanych w ustawie - obniżenia ceny albo odstąpienia od umowy. Usługodawca zwraca wtedy opłatę za czas, w którym Usługa była niezgodna z umową, oraz za opłacony z góry okres, który pozostałby po odstąpieniu - w ciągu 14 dni, tą samą metodą płatności.

6. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń: z pomocy miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów, organizacji konsumenckich albo ze stałego polubownego sądu konsumenckiego i mediacji przy wojewódzkim inspektoracie Inspekcji Handlowej. Informacje o tych sposobach są dostępne na stronie Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów: uokik.gov.pl. Udział Usługodawcy w takim postępowaniu jest dobrowolny - jeśli po odrzuceniu reklamacji Usługodawca nie wyrazi na niego zgody, poinformuje o tym w odpowiedzi na reklamację.

§ 22. Rozwiązanie Umowy

1. Firma może rozwiązać Umowę w każdej chwili, ze skutkiem natychmiastowym i bez podawania przyczyny, usuwając Konto firmy w „Moje konto”, w sekcji „Strefa niebezpieczna” - w Serwisie albo w Aplikacji. Jeśli nie ma dostępu do konta, może zażądać usunięcia konta e-mailem na [email protected]. Usługodawca potwierdza zgłoszenie w ciągu 7 dni i usuwa konto najpóźniej w ciągu 30 dni.

2. Rezygnacja z Planu Premium bez usuwania Konta firmy następuje przez anulowanie Subskrypcji (§ 15 ust. 11). Umowa trwa wtedy dalej w Planie Darmowym.

3. Pracownik może rozwiązać Umowę w każdej chwili, ze skutkiem natychmiastowym i bez podawania przyczyny, usuwając Konto pracownika w „Moje konto”, w sekcji „Strefa niebezpieczna” - w Serwisie albo w Aplikacji. Usunięcie obejmuje konto logowania Pracownika; jego kartoteka, Grafik i rozliczenia należą do Firmy i pozostają w Koncie firmy. Jeśli Pracownik nie ma dostępu do konta, może zażądać jego usunięcia e-mailem na [email protected] - Usługodawca potwierdza zgłoszenie w ciągu 7 dni i usuwa konto najpóźniej w ciągu 30 dni. Umowa z Pracownikiem wygasa również z chwilą usunięcia jego konta logowania na podstawie § 9 ust. 6, w tym wraz z usunięciem Konta firmy.

4. Usługodawca może rozwiązać Umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, wysyłając oświadczenie e-mailem, wyłącznie z ważnych przyczyn:

• zakończenia świadczenia Usługi w całości,
• zmiany przepisów lub decyzji organu, które uniemożliwiają dalsze świadczenie Usługi na dotychczasowych warunkach,
• długotrwałej utraty możliwości korzystania z usług dostawcy niezbędnego do świadczenia Usługi, jeśli nie da się go zastąpić.

Firmie, która opłaciła Plan Premium za okres po rozwiązaniu Umowy, Usługodawca zwraca proporcjonalną część opłaty.

5. Usługodawca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym albo zablokować dostęp do konta, jeśli Użytkownik rażąco lub uporczywie narusza Regulamin lub prawo, w szczególności:

• dostarcza treści bezprawne,
• narusza lub obchodzi zabezpieczenia Usługi albo uzyskuje dostęp do cudzych danych,
• podaje nieprawdziwe dane lub podszywa się pod inną osobę,
• wykorzystuje Usługę do działań sprzecznych z prawem.

6. Przed rozwiązaniem Umowy lub blokadą z ust. 5 Usługodawca wzywa Użytkownika e-mailem do zaprzestania naruszeń w terminie co najmniej 7 dni. Wezwanie nie jest wymagane, jeśli naruszenie zagraża bezpieczeństwu Usługi lub innych Użytkowników albo ma charakter przestępstwa. Usługodawca podaje uzasadnienie decyzji, a Użytkownik może ją zakwestionować w trybie reklamacji.

7. Brak płatności za Plan Premium nie jest podstawą rozwiązania Umowy - powoduje tylko utratę dostępu do Planu Premium (§ 15 ust. 13).

§ 23. Dane po zakończeniu Umowy

1. Usunięcie Konta firmy trwale usuwa z bazy danych Usługi konto, dane Firmy, Pracowników i ich konta logowania, Grafik, Linki do grafiku, stawki, korekty, zgłoszenia niedyspozycyjności, tokeny urządzeń, zapisane akceptacje dokumentów i dane Subskrypcji. Operacji nie można cofnąć.

2. Przed usunięciem Konta firmy Firma może pobrać Grafik i rozliczenia w PDF.

3. Po usunięciu Konta firmy:

• dane mogą pozostać w kopiach zapasowych do 30 dni,
• faktury i dane rozliczeniowe są przechowywane przez Usługodawcę i Operatora płatności przez okres wymagany przepisami podatkowymi,
• techniczne raporty błędów są usuwane automatycznie po 90 dniach.

4. Przy rozwiązaniu Umowy przez Usługodawcę z wypowiedzeniem Firma może pobrać dane w okresie wypowiedzenia. Po jego upływie Usługodawca usuwa Konto firmy i dane zgodnie z ust. 1 i 3.

5. Po rezygnacji z Planu Premium dane Rozliczeń, Dyspozycyjności i Kont pracowników pozostają w Koncie firmy i są znów dostępne po wznowieniu Planu Premium.

6. Szczegóły usuwania danych Pracowników określa Umowa powierzenia, a usuwania kont - Polityka prywatności i strona Usuwanie konta.

§ 24. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn:

• zmiany przepisów prawa albo decyzji lub wytycznych organów,
• zmiany zakresu lub sposobu działania Usługi, w tym wprowadzenia nowych funkcji,
• zmiany cen lub zasad płatności,
• zmiany dostawców i technologii,
• konieczności zapewnienia bezpieczeństwa Usługi lub przeciwdziałania nadużyciom,
• zmiany danych Usługodawcy.

2. O zmianie Usługodawca informuje Właścicieli kont i Pracowników z Kontem pracownika komunikatem wyświetlanym po zalogowaniu w Serwisie i w Aplikacji. Komunikat zawiera opis zmian i odnośniki do pełnej treści nowej wersji, którą można zapisać i wydrukować. Dalsze korzystanie z Usługi wymaga akceptacji nowej wersji; wiąże ona Użytkownika od chwili akceptacji. O zmianie ceny trwającej Subskrypcji Usługodawca informuje ponadto e-mailem, co najmniej 30 dni wcześniej (§ 15 ust. 15).

3. Użytkownik, który nie akceptuje zmian, może rozwiązać Umowę bez kosztów, usuwając konto - przycisk znajduje się w tym samym komunikacie - albo zgłaszając to e-mailem. Przed usunięciem konta może zażądać przesłania swoich danych, pisząc na [email protected]. Firma, która w takim przypadku rozwiązuje Umowę w trakcie opłaconego okresu Planu Premium, otrzymuje zwrot proporcjonalnej części opłaty.

4. Do czasu akceptacji nowej wersji do Umowy stosuje się Regulamin w wersji dotychczasowej.

5. Zmiany nie naruszają praw nabytych przed ich wejściem w życie, w szczególności opłaconego okresu Planu Premium i gwarancji ceny z § 15 ust. 7.

6. Do zdarzeń sprzed wejścia zmian w życie stosuje się Regulamin w poprzedniej wersji.

§ 25. Prawo właściwe i spory

1. Do Umowy stosuje się prawo polskie. Wobec Konsumenta wybór prawa nie pozbawia go ochrony, jaką zapewniają bezwzględnie obowiązujące przepisy państwa jego zwykłego pobytu.

2. Strony będą dążyć do polubownego rozwiązania sporów.

3. Spory z Firmami, które nie są Konsumentami ani Przedsiębiorcami na prawach konsumenta, rozstrzyga sąd właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy.

4. Spory z Konsumentami i Przedsiębiorcami na prawach konsumenta rozstrzyga sąd właściwy według przepisów ogólnych.

§ 26. Postanowienia końcowe

1. Regulamin obowiązuje od chwil wskazanych na początku dokumentu.

2. Wraz z wejściem Regulaminu w życie Umowa powierzenia (załącznik nr 1) obowiązuje także Firmy, które zawarły Umowę wcześniej.

3. Załączniki:

• załącznik nr 1 - Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych,
• załącznik nr 2 - wzór formularza odstąpienia od umowy.

Załącznik nr 2. Wzór formularza odstąpienia od umowy

Formularz należy wypełnić i odesłać tylko wtedy, gdy chcesz odstąpić od umowy.

Adresat: CLAVADO Jarosław Kawka, ul. Wichrowe Wzgórza 20/2, 72-001 Siadło Dolne, e-mail: [email protected]

• Ja niniejszym informuję o moim odstąpieniu od umowy o świadczenie następującej usługi: Plan Premium w serwisie Harmonik.
• Data zawarcia umowy:
• Imię i nazwisko (nazwa Firmy):
• Adres e-mail konta:
• Adres:
• Data:
• Podpis (tylko jeśli formularz jest przesyłany w wersji papierowej):